ניהול משימות חכם: שיפור התכנון והארגון בעזרת כלים דיגיטליים

ההתפתחות הטכנולוגית בימינו הובילה ליצירת מגוון פתרונות דיגיטליים המייעלים את רצף העבודה בעסק. אחד הכלים הדיגיטליים המומלצים ביותר לניהול יעיל ומוצלח של העסק הוא מערכת לניהול משימות. רוצים לדעת מהי מערכת כזו ואיך בוחרים אחת לעסק? לפניכם כל הפרטים החשובים בנושא

מהי מערכת לניהול משימות?

מערכת לניהול משימות היא כלי חשוב שבאמצעותו אפשר לעקוב בקלות וביעילות אחר כל המשימות, הפרויקטים והדדליינים של העסק. המערכת הזו מקוונת לחלוטין ומאפשרת לכל עובדי החברה ליצור ולעדכן משימות, לבדוק את לוח הזמנים הרלוונטי וגם לתקשר זה עם זה בנושאים שונים. המערכות האלו נועדו להחליף את המעקב הידני, כדי ששום משימה לא תיפול בין הכיסאות ושום לקוח לא יישכח בדרך לסידור לוח הזמנים של כולם. המערכות יכולות לנהל משימות אדמיניסטרטיביות, פיננסיות, שיווקיות מכל הסוגים והאורכים, כדי שלכם יהיה קל יותר לחלק משימות, לעקוב אחריהן וגם לסיים אותן.

שיקולים בבחירת מערכת לניהול משימות

לפניכם רשימה של כמה שיקולים שיש להביא בחשבון בעת סקירה של מגוון המערכות בשוק:
צורכי הארגון  הגדירו היטב את הצרכים והמטרות שלכם מהמערכת, כדי שתוכלו לדעת בדיוק אילו פיצ'רים אתם מחפשים ועל אילו שירותים אתם יכולים לוותר. ככה תימנעו ממערכת מסורבלת ויקרה שאתם משתמשים בכמות פיצ'רים קטנה מאוד, ומנגד תימנעו משימוש במערכת שאינה מסוגלת לספק את כל הצרכים שלכם ממנה
אבטחת מידע  בדקו היטב את שיטות ההצפנה והפרוטוקלים שבשימוש המערכת, כדי לוודא שאתם בוחרים מערכת שתוכל להגן על המידע שלכם מכל מיני פורצים, האקרים ונוזקות
ידידותית למשתמש  לא כל העובדים שלכם הם בהכרח מומחים בטכנולוגיה, והרעיון של המערכת הוא לעזור להם להתנהל ביעילות. מערכת שאינה ידידותית למשתמש עלולה להאט את קצב העבודה בעסק, ולכן חשוב לוודא שהמערכת אינה מסובכת לתפעול גם לטכנופוביים שבינינו
מחיר השירות  שירות של מערכת מורכבת לניהול משימות הוא אינו בהכרח זול, ואם אתם צוות קטן שיכול להסתפק בתוכנה פשוטה לסימון משימות, שווה לכם לבדוק את המסלולים החינמיים של מגוון המערכות בשוק. במערכת מאנדיי למשל, המסלול החינמי מציע פתיחה של עד שלושה לוחות עבודה בשימוש של שני משתמשים. לעומת זאת, ארגונים וחברות שכוח האדם שלהם גדול יותר כנראה יצטרכו לבדוק היטב את כל מה שהמערכות מציעות להם, ולערוך סקר שוק מקיף הבוחן את העלות של כל מערכת ביחס לתועלת שהיא מספקת
כמות משתמשים וסיווגם - כמות המשתמשים משפיעה על סוג המערכת שתצטרכו לניהול העסק. מומלץ לבחון מערכות ניהול המאפשרות סיווג משתמשים כדי שהם ייחשפו רק למידע הרלוונטי להם. פיצ'ר זה גם יעזור לכם בנושא השמירה על המידע במערכת
אינטגרציות ואוטומציות – אם הארגון שלכם משתמש במערכות אחרות במהלך העבודה, ייתכן שהן יכולות להתממשק עם התוכנה לניהול משימות ולהפוך את חיי העבודה לקלים אף יותר. כמו כן, ככל שיש לתוכנה אפשרות ליצור אוטומציות רבות יותר, תוכלו לשכוח ממשימות ידנית החוזרות על עצמן משום שהן יופיעו על המסך שלכם אוטומטית לפי ההגדרות שתציבו להן

סיכום

שגרת העבודה בעסק שלכם יכולה להשתפר פלאים ולהתייעל באמצעות שימוש במערכת לניהול משימות, שתעזור לכם לעקוב בקלות אחר כל העניינים שצריכים לטפל בהם. המערכות האלו בדרך כלל פשוטות לתפעול, מכילות פיצ'רים רבים שיקלו עליכם ויהפכו את העבודה הידנית הרפטטיבית לברירת מחדל כמו אוטומציות, יכולות שיתוף נרחבות בין עובדים וגם אינטגרציה עם תוכנות חיצוניות.